Bühne frei für die Messe „Flotte!“

Bevor der erste Ton erklingt, braucht es klare Entscheidungen hinter den Kulissen: Welche Standgröße soll es sein? Welches Produkt steht im Fokus? Wie teuer darf es summa summarum werden?

Jana Damberg, Teamleiterin Marketing Communications, trägt als eine Art Intendantin die übergeordnete Verantwortung für Budget, Personaleinsatz und das Marketingkonzept. „Wir stimmen uns in einem ersten Schritt eng mit den Bereichen Product Management und Sales ab und legen gemeinsam das Fokusthema fest. 2026 wird das Produkt LeaseToMotivate, unser besonderer Mobilitätsbenefit für Mitarbeitende, im Rampenlicht stehen“, verrät Jana bereits jetzt. 

Steht die grundsätzliche Komposition, übernimmt Dirigentin Eva Zäh den Taktstock. Als Senior Messen & Event Managerin koordiniert sie sämtliche Abläufe rund um den Messeauftritt – von der Standkonzeption und -buchung über das Teilnehmendenmanagement bis hin zur Bestellung der Give-aways. „Jedes noch so kleine Detail trägt dazu bei, unseren Kolleg:innen vor Ort das perfekte Ambiente zu schaffen, um in den persönlichen Dialog mit Bestandskunden und Interessenten zu treten und Athlon professionell zu präsentieren“, erklärt Eva. Dafür steuert sie während der gesamten Planungsphase alle Beteiligten und koordiniert an den Messetagen das interne Standpersonal sowie externe Dienstleister – vom Messebauer bis zum Barista.

Ein Konzert lebt nicht nur vom Klang, sondern auch vom Anblick. Das Bühnenbild entscheidet über Atmosphäre, Wiedererkennung und Wirkung. Damit das auch für sämtliche Messeunterlagen und die begleitenden Kommunikationsmaßnahmen zutrifft, wird jedes Jahr ein eigenes Messedesign mit einem sogenannten Key Visual entworfen. Das ist die Aufgabe von Cansel Poyraz, die das Team als Werkstudentin Grafik & Design unterstützt. „Das Visual muss zur Marke passen, ausdrucksstark sein und den Themenschwerpunkt eingängig widerspiegeln“, erklärt sie.

Die inhaltliche Ausarbeitung der Marketingunterlagen liegt in der Verantwortung von Michelle Dronka. In ihrer Funktion als Product Communications Managerin entwickelt sie in enger Abstimmung mit den jeweiligen Produktexperten verschiedene Materialien zur Produktkommunikation. Dazu gehören unter anderem sogenannte Fact Sheets, die eine kompakte und zugleich umfassende Übersicht über alle relevanten Produktinformationen bieten. Diese Unterlagen dienen insbesondere den Sales-Kolleg:innen als hilfreiches Informationsmaterial, das sie interessierten Messebesuchern aushändigen können.

Auch die beste Komposition ist auf dem Notenblatt alleine nicht viel wert. Die Botschaft muss raus – laut, klar und zum richtigen Zeitpunkt. Darum kümmern sich Julia Schulze-Vitale und Nicole Malek, beide Senior Corporate Communications Managerinnen. Von der Terminankündigung über Live-News bis hin zur Nachberichterstattung wird jeder Step kommunikativ begleitet.

Während sich Julia dabei auf die internen Kommunikationskanäle fokussiert und die Athlon-Belegschaft regelmäßig mit Infos versorgt, verantwortet Nicole die externe Kommunikation über LinkedIn und die Website – ebenso wie das exklusive Kundenmagazin 'Drive'. „Kommunikation ist wie Musik: Nur wenn Ton und Timing harmonieren, erreicht man das Publikum. Genau deshalb entwickeln wir für jede Zielgruppe passgenaue Maßnahmen und Botschaften über die verschiedenen Kanäle“, so Nicole.

Kein Konzert ohne Technik – und kein Messeauftritt ohne digitale Infrastruktur. Dafür sorgt Rossana Gomer. Als Senior Performance Marketing Managerin verantwortet sie sämtliche Online-Aktivitäten rund um den Messeauftritt: von Messe-News auf der Athlon-Website über spezielle Landingpages bis hin zu digitalen Sonderthemen. Viele ihrer Aufgaben bleiben für Besucher:innen unsichtbar, sind aber entscheidend für den Erfolg, wie sie erklärt: „Ich erstelle unter anderem QR-Codes für den schnellen Informationszugang und Formulare, mit denen wir Kontaktdaten datenschutzkonform erfassen können.“ So schafft Rossana die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf – und eine saubere Erfolgsauswertung im Anschluss.

Nach der intensiven Planung am Bildschirm geht es in den letzten Tagen vor der Messe ans Eingemachte. Die Generalprobe steht an! Und jetzt ist jede helfende Hand besonders willkommen, damit bis zur finalen Standabnahme alles an Ort und Stelle ist: das Mobiliar, die Hinweisschilder oder die Kaffeemaschine mit einem Vorrat für 800 Tassen schwarzes Gold! Henrike Alberts, Senior Product Communications Managerin und innerhalb des Teams verantwortlich für die LeaseToMotivate-Kampagne, unterstützt vor Ort ebenso wie Praktikant Moritz Bretz.